Công nợ và dòng tiền khi bán sỉ: vì sao có lãi mà hết tiền

Chuyện xảy ra với rất nhiều người bán sỉ: sổ sách báo có lãi, mà trong tài khoản thì không còn tiền.

Không phải sổ sai. Tiền đang nằm ở hai chỗ khác: trong hàng tồn kho và trong công nợ của khách.

Ba con số phải tách ra

1. Lãi — con số trên sổ, tính theo doanh thu trừ chi phí.
2. Tiền mặt đang có — thứ dùng để trả tiền hàng, trả lương, trả mặt bằng.
3. Tiền đang nằm ngoài — khách nợ cộng với vốn nằm trong hàng chưa bán.

🔴 Doanh nghiệp đóng cửa vì thiếu con số thứ hai, không phải vì thiếu con số thứ nhất. Một cửa hàng có lãi mà không có tiền mặt vẫn phải dừng, còn một cửa hàng lãi mỏng mà xoay được tiền thì vẫn chạy tiếp.

⇒ Nên con số cần nhìn hằng tuần là tổng công nợ khách đang nợ mình — và rất nhiều người bán sỉ không biết con số đó.

Chính sách công nợ: viết trước, không quyết sau

Phải có trước khi bán, chứ không phải quyết theo cảm tính từng lần — vì quyết theo cảm tính thì lần nào cũng khó nói không:

• Hạn mức cho từng khách — tối đa bao nhiêu tiền được nợ cùng lúc.
• Kỳ hạn — bao nhiêu ngày kể từ ngày giao.
• Khách mới thì trả ngay vài đơn đầu, có lịch sử rồi mới xét cho nợ. Đây là quy tắc đơn giản mà tránh được phần lớn rủi ro.
• Điều kiện tăng hạn mức — trả đúng hạn mấy lần liên tiếp.
• Nói rõ với khách ngay từ đầu. Khách biết luật thì không tự ái khi bị áp dụng; khách không biết mới thấy mình bị đối xử riêng.

Ghi chép — nơi mất tiền nhiều nhất

1. 🔴 Ghi ngay lúc giao hàng, không ghi cuối ngày theo trí nhớ.
2. Có phiếu giao hàng khách ký, hoặc ít nhất một tin nhắn xác nhận đã nhận đủ hàng và số tiền còn nợ. ⇒ Tin nhắn là căn cứ rẻ nhất và dễ nhất.
3. Một bảng theo dõi duy nhất — tên khách, số tiền, ngày giao, hạn trả, đã trả bao nhiêu, còn bao nhiêu.
4. Cộng tổng mỗi tuần và so với tuần trước. Tổng công nợ tăng dần đều là dấu hiệu sớm nhất của vấn đề, và nó xuất hiện nhiều tháng trước khi bạn cảm thấy hết tiền.
5. Sổ phải có bản sao — mất sổ là mất khoản phải thu.

Nhắc nợ: sớm, nhẹ, có số

⚠️ Nguyên tắc chi phối tất cả: khoản nợ càng cũ càng khó đòi, và khả năng thu hồi giảm rất nhanh theo thời gian.

• Nhắc trước hạn hai ba ngày là chuyện bình thường trong kinh doanh, không phải làm phiền. Nhiều người trả chậm chỉ vì quên.
• Nhắc bằng tin nhắn có số liệu cụ thể — đơn ngày nào, số tiền bao nhiêu, hạn ngày nào. Vừa rõ ràng vừa để lại căn cứ.
• Giọng bình thường, như một việc hành chính. Không xin lỗi rườm rà, cũng không gay gắt.
• Leo thang từ từ: tin nhắn → gọi điện → gặp trực tiếp → tạm dừng giao hàng mới.

🔴 Tạm dừng giao hàng mới là công cụ mạnh nhất và cũng công bằng nhất. Nó không phải đe doạ, không phải làm khó ai — chỉ đơn giản là không cho nợ thêm cho tới khi khoản cũ được xử lý. Và nó thường có hiệu quả ngay.

Ba loại khách chậm trả

• Quên — chiếm phần lớn. Nhắc một câu là xong, và đừng để chuyện này làm sứt mẻ quan hệ.
• Khó khăn tạm thời — hàng của họ cũng đang ế, hoặc họ cũng bị khách nợ. ⇒ Cách xử tốt nhất: thoả thuận lịch trả nhiều đợt và ghi thành văn. Một kế hoạch trả dần được giữ đúng tốt hơn nhiều so với một lời hứa trả hết mà không bao giờ tới.
• Cố tình kéo dài — dấu hiệu: hứa nhiều lần không giữ, tránh liên lạc, nhưng vẫn đặt hàng chỗ khác. Với nhóm này thì dừng hẳn việc giao hàng, và nếu số tiền lớn thì hỏi người có chuyên môn về pháp lý xem có phương án gì.

Bốn cách giảm rủi ro

1. Đừng để một khách chiếm quá lớn trong tổng công nợ. Khách lớn nhất mà cũng là khoản nợ lớn nhất thì bạn đang gánh rủi ro của họ chứ không phải của mình.
2. Chiết khấu cho trả sớm — giảm một mức nhỏ nếu thanh toán ngay. ⇒ Khoản giảm đó thường rẻ hơn chi phí thật của việc bị chiếm dụng vốn nhiều tháng.
3. Giả định một tỉ lệ nhỏ sẽ không thu được, và tính sẵn vào giá. Đây là cách người làm lâu năm sống với rủi ro này thay vì mỗi lần mất tiền lại thấy sốc.
4. Đặt cọc với đơn lớn hoặc hàng đặt riêng — nhất là hàng làm theo yêu cầu, thứ không bán lại cho ai khác được.

Và chuyện quan hệ

Nỗi lo phổ biến nhất khi bắt đầu siết công nợ là sợ mất khách.

⇒ Thực tế thường khác: khách làm ăn tử tế hiểu và tôn trọng người có nguyên tắc rõ ràng — họ cũng phải quản công nợ của chính họ, và họ biết chuyện này. Người khó chịu với một chính sách được áp dụng công bằng cho tất cả thường là người sớm muộn cũng thành khoản khó đòi.

⚠️ Cái làm mất khách không phải là có nguyên tắc, mà là áp dụng nguyên tắc không đều — dễ với người này, chặt với người kia, và không ai biết luật thật sự là gì.

Dòng tiền theo mùa

Ngành này có mùa rất rõ, và mùa làm dòng tiền biến động mạnh hơn nhiều so với vẻ ngoài:

• Trước mùa cao điểm — tiền ra nhiều nhất: nhập hàng, đặt cọc xưởng, làm hộp và in ấn. Đây là lúc căng nhất và cũng là lúc dễ vay mượn nhất.
• Trong mùa — tiền vào, nhưng một phần lớn lại thành công nợ chứ không thành tiền mặt.
• 🔴 Ngay sau mùa — đây mới là giai đoạn nguy hiểm nhất: hàng tồn còn lại chưa bán được, khách thì bận và chậm trả, mà các khoản phải trả thì tới hạn. Nhiều người hụt tiền đúng vào lúc vừa bán được nhiều nhất.

⇒ Ba việc làm trước để đỡ căng: siết kỳ hạn công nợ với các đơn giao trong mùa (nói trước, không đổi luật giữa chừng); giữ lại một khoản tiền mặt không đụng tới đủ trả các khoản cố định vài tháng; và đừng nhập thêm ở đỉnh mùa chỉ vì đang bán chạy — phần nhập muộn thường chính là phần tồn lại.