Hồ sơ cho món hiếm: ghi được gì, và cái gì cửa hàng không xác nhận được
Hai bài trước nói thế nào là hiếm và cách định giá món độc bản. Bài này nói thứ đi kèm mà nhiều kho bỏ qua: hồ sơ của món.
Món độc bản bán được giá hơn khi có hồ sơ. Nhưng hồ sơ chỉ có giá trị khi nó nói đúng phần mình biết và im lặng ở phần mình không biết — và đây là chỗ nhiều nơi làm hỏng.
Hồ sơ gồm gì
- Ảnh chụp đủ mặt — trên, dưới, bốn cạnh, và cận cảnh mọi chi tiết đặc trưng.
- Số đo: dài, rộng, cao, cân nặng. Ghi bằng số, không ghi "cỡ lớn".
- Mô tả vật liệu theo đúng mức mình biết chắc.
- Tình trạng: mọi vết xước, sứt, nứt, chỗ đã sửa — ghi hết, kể cả cái làm giảm giá.
- Ngày nhập và nhập từ đâu, ở mức mình được phép nói.
- Giá nhập — phần này giữ nội bộ, không đưa cho khách.
Điểm bốn là điểm phân biệt hồ sơ thật với tờ giới thiệu: hồ sơ ghi cả khuyết điểm. Nơi nào chỉ ghi ưu điểm thì đó là quảng cáo, không phải hồ sơ.
Chụp ảnh cho đúng
- Nền trơn một màu, ánh sáng đều, không dùng đèn màu.
- Có thước hoặc vật quen thuộc bên cạnh để thấy cỡ thật.
- Chụp riêng từng vết lỗi, không giấu.
- Không chỉnh màu — ảnh đẹp hơn hàng thật là gốc của mọi khiếu nại.
- Lưu bản gốc độ phân giải cao, đặt tên theo mã món.
Cái gì cửa hàng xác nhận được
- Mình đã bán món này, ngày nào, cho ai, giá bao nhiêu.
- Tình trạng lúc rời cửa hàng — cái này ảnh chụp nói thay.
- Vật liệu, ở mức mình biết chắc hoặc đã có kết quả kiểm.
- Món này là duy nhất trong kho, nếu đúng vậy.
- Chính sách bảo hành và đổi trả của mình.
Cái gì cửa hàng KHÔNG xác nhận được
Đây là phần quan trọng nhất bài, và nói rõ thì bảo vệ được cả hai bên:
- Niên đại — bao nhiêu tuổi thật thì cần chuyên môn giám định, không phải nhìn mà biết.
- Lai lịch trước khi vào kho nếu mình lấy qua mối và mối cũng chỉ biết một khâu.
- Ai từng sở hữu — trừ khi có giấy tờ thật đi kèm.
- Giá trị sẽ tăng trong tương lai. Không ai biết, và hứa điều này là hứa suông.
- Tác dụng với sức khoẻ hay vận may. Không có, và hồ sơ mà ghi mấy dòng đó thì mất luôn tính nghiêm túc.
Cách viết đúng cho mấy mục này: ghi "chưa xác minh" hoặc để trống. Trung thực trong hồ sơ làm tăng giá trị của mọi dòng còn lại.
Cất giữ món hiếm trong kho
Hồ sơ tốt tới đâu cũng vô nghĩa nếu món xuống cấp ngay trong kho:
- Chỗ riêng, không xếp chung với hàng chạy — hàng chạy thì người ra vào lấy suốt, và va chạm là chuyện sớm muộn.
- Ít người được chạm vào; chỉ định rõ ai được lấy ra và lấy ra thì ghi lại.
- Kê cao, tránh nền, tránh chỗ dột và chỗ nắng chiếu.
- Kiểm định kỳ và chụp lại ảnh — so với ảnh cũ là thấy ngay có xuống cấp không.
- Hỏi về bảo hiểm hàng hoá nếu tổng giá trị nhóm này lớn; đây là câu hỏi cho đơn vị bảo hiểm chứ không phải câu trang này trả lời được.
Một điều dễ quên: ghi rõ trong hồ sơ ai đang giữ chìa khoá khu đó. Kho có nhiều người làm thì trách nhiệm phải có tên.
Kiểm định độc lập
- Hồ sơ do nơi bán lập không phải kiểm định. Nó là lời của người bán, và giá trị nằm ở chỗ người bán chịu trách nhiệm với điều mình ghi.
- Kiểm định là dịch vụ của đơn vị chuyên môn độc lập, và khách hoàn toàn có thể tự mang món đi kiểm.
- Với món giá trị lớn thì nên khuyến khích khách kiểm — nơi bán tự tin thì không ngại điều đó.
- Ai trả phí kiểm thì thoả thuận trước, và nói rõ nếu kết quả khác mô tả thì xử thế nào.
Giữ hồ sơ theo món
- Mỗi món một mã, ghi mã lên nhãn gắn kèm.
- Lưu ảnh và thông tin theo mã đó, một thư mục hoặc một dòng trong bảng.
- Cập nhật khi có thay đổi: sửa chữa, đổi chỗ để, xuống cấp.
- Giao bản sao cho khách khi bán, giữ bản gốc.
- Sao lưu — mất dữ liệu là mất phần lớn giá trị của công sức đã bỏ ra.
Phần pháp lý nên hỏi
Với hiện vật có tuổi hoặc có nguồn gốc đặc biệt, việc mua bán và nhất là mang ra nước ngoài có thể chịu quy định riêng. Trang này không tư vấn pháp lý; hỏi cơ quan quản lý văn hoá hoặc người có chuyên môn khi đụng tới nhóm này, và giữ đầy đủ hoá đơn cùng giấy tờ.