Khắc tên, in logo và hộp quà theo yêu cầu: làm được tới đâu, mất bao lâu, hỏng ở chỗ nào
Bốn bài trước của mục này nói chuyện chọn quà cho người nhận thật sự dùng, đơn quà tặng lớn nhìn từ phía kho, cách làm nhà cung cấp lâu dài, và cách viết báo giá để được chọn. Bài này nói khâu mà đơn quà tặng nào cũng có và cũng là khâu vỡ tiến độ nhiều nhất: phần cá nhân hoá.
Khách doanh nghiệp gần như luôn muốn logo, tên công ty, hoặc một dòng chữ riêng. Nghe đơn giản, nhưng đây là chỗ một đơn hàng đang ngon lành có thể trễ hẹn cả tuần.
Chất liệu quyết định cách làm
- Gỗ — khắc được sắc nét, nhưng vân gỗ mỗi món một khác nên độ tương phản không đồng đều. Gỗ đậm màu thì nét khắc khó nổi.
- Đá và thuỷ tinh — khắc được, nhưng dễ mẻ ở mép và không phải chỗ nào trên món cũng khắc được. Với đá tự nhiên, vân và tạp chất làm mỗi món ra một kiểu.
- Kim loại — cho nét đẹp và đồng đều nhất, thường là lựa chọn an toàn khi khách khó tính về logo.
- Vải, hộp giấy, túi — in được nhiều màu, nhưng phải làm số lượng đủ lớn mới đáng và cần thời gian cho khâu chế bản.
Nếu khách đưa một logo nhiều màu và nhiều chi tiết nhỏ, hãy nói thật ngay từ đầu rằng trên chất liệu này nó sẽ ra thế nào. Đưa mẫu thật cho họ xem còn hơn mô tả bằng lời.
🔴 Duyệt mẫu bằng vật thật, không duyệt bằng ảnh thiết kế
Đây là điều quan trọng nhất của bài. File thiết kế trên màn hình bao giờ cũng đẹp hơn nét khắc trên vật thật. Bắt buộc phải làm một món mẫu, chụp ảnh hoặc gửi tận tay khách, và có xác nhận bằng chữ trước khi chạy cả lô.
Trong xác nhận đó phải có đủ: chính tả từng chữ, dấu tiếng Việt, vị trí đặt logo, kích thước, và cách xử lý khi tên người nhận dài ngắn khác nhau. Chuyện sai một chữ trên ba trăm món là chuyện có thật và không sửa lại được.
Bài về duyệt mẫu trước khi vào lô lớn ở mục đặt theo lô nói cùng một nguyên tắc, và nó đúng y như vậy ở đây.
Thời gian: cộng ngược từ ngày khách cần
Cách tính tiến độ an toàn là đi ngược: ngày khách cần nhận, trừ thời gian giao, trừ thời gian đóng hộp và kiểm, trừ thời gian khắc in, trừ thời gian chờ duyệt mẫu, trừ thời gian hàng thô về kho. Con số còn lại chính là hạn chót để chốt đơn.
Nói con số đó cho khách ngay từ đầu, kèm một câu rõ ràng: sau ngày này mà chưa duyệt mẫu thì tiến độ sẽ lùi tương ứng. Phần lớn đơn trễ là do khách duyệt chậm, nhưng người mang tiếng lại là bạn.
Mùa cao điểm cuối năm thì cộng thêm vùng đệm. Xưởng khắc, xưởng in và nhà xe đều đông cùng lúc với bạn.
Đóng hộp: phần chiếm thời gian mà ít ai tính
Một món để trần và một món nằm trong hộp có lót, có thiệp, có túi ngoài là hai khối lượng công việc khác hẳn. Với vài trăm phần quà, khâu đóng hộp có thể chiếm nhiều giờ hơn cả khâu khắc.
- Tính công đóng gói vào báo giá thay vì coi là việc vặt.
- Làm thử một phần hoàn chỉnh, bấm giờ, rồi nhân lên. Đây là cách ước lượng đáng tin nhất.
- Nếu có thiệp ghi tên từng người thì kiểm tra danh sách kỹ, và in dư vài chiếc cho các trường hợp sai sót.
- Hộp cũng cần chỗ. Một trăm hộp rỗng chiếm diện tích kho hơn một trăm món hàng.
Lỗi hay gặp khi làm số lượng lớn
- Logo nhận từ khách ở dạng ảnh chụp màn hình, in ra bị vỡ nét. Luôn xin file gốc từ đầu.
- Dấu tiếng Việt bị mất khi chuyển file giữa các máy. Kiểm lại trên chính máy sẽ chạy khắc.
- Danh sách tên người nhận có trùng, có sai chính tả, có người đã nghỉ việc. Xin khách chốt danh sách một lần và ghi rõ ngày chốt.
- Món khắc xong bị trầy trong lúc đóng gói. Đừng chồng trực tiếp lên nhau, lót giấy giữa từng món.
- Quên chừa hàng dự phòng. Luôn làm dư vài phần cho hỏng hóc và cho những người phát sinh vào phút chót.
Điều nên nói thẳng với khách
Hàng khắc tên không đổi trả được, và điều đó phải được nói trước khi chốt chứ không phải khi giao. Với hàng chất liệu tự nhiên, cũng nên nói trước rằng mỗi món vân khác nhau nên nét khắc sẽ không giống hệt nhau — đây là đặc tính, không phải lỗi.
Khách doanh nghiệp thường hiểu và thông cảm nếu được báo trước. Cũng chính họ là người khó chịu nhất khi phát hiện ra điều đó sau khi đã nhận ba trăm phần quà.
Nói gọn lại
Phần cá nhân hoá làm nên giá trị của một đơn quà tặng, nhưng nó cũng là phần dễ vỡ tiến độ nhất. Chọn cách làm theo chất liệu, duyệt mẫu bằng vật thật có xác nhận chữ, tính ngược thời gian và nói rõ hạn chót, bấm giờ khâu đóng hộp, và báo trước những giới hạn. Làm được vậy thì đơn quà tặng là loại đơn đáng nhận nhất trong năm.