Đừng chỉ có một nguồn: cách tìm và giữ nhà cung cấp thứ hai
Bốn bài trước của mục này đi hết một vòng đặt lô: quy trình từ lúc hỏi tới lúc hàng về kho, đặt lô theo mẫu riêng, tính giá thành cho lô nhỏ, và duyệt mẫu trước khi vào lô lớn. Tất cả đều giả định có một nhà cung cấp mà bạn đang làm việc cùng.
Bài này nói chuyện mà gần như ai cũng biết là đúng nhưng rất ít người làm cho tới khi trả giá: có sẵn nguồn thứ hai.
Vì sao một nguồn là rủi ro, dù nguồn đó rất tốt
Không phải vì người ta gian. Phần lớn tình huống làm bạn đứng hình đều không liên quan tới đạo đức của ai:
- Xưởng nghỉ dài ngày dịp lễ, đúng lúc bạn cần hàng cho mùa cao điểm.
- Họ nhận một đơn lớn từ khách khác và đơn của bạn bị đẩy lùi.
- Nguyên liệu khan, giá lên, hoặc mẫu bạn đang bán chạy thì họ ngưng làm.
- Họ đổi chính sách: nâng số lượng tối thiểu, siết công nợ, hoặc bắt đầu bán thẳng cho khách lẻ ở khu vực của bạn.
- Người phụ trách bạn quen nghỉ việc, và người mới không biết bạn là ai.
Khi chỉ có một nguồn, mọi thay đổi phía họ đều thành khủng hoảng phía bạn. Và bạn cũng mất luôn khả năng thương lượng, vì cả hai bên đều biết bạn không có chỗ nào khác để đi.
Tìm nguồn thứ hai ở đâu
- Hội chợ ngành hàng và hội chợ quà tặng — chỗ gặp được nhiều xưởng trong một buổi.
- Chính người trong nghề: người bán hàng ở phân khúc khác, người đã nghỉ bán, thậm chí đối thủ ở tỉnh khác. Họ không cạnh tranh trực tiếp với bạn nên thường sẵn lòng chỉ.
- Lần ngược từ món hàng: nhiều món có dấu xưởng, mã lô hoặc tem nhỏ.
- Đi thực địa các khu làng nghề. Tốn một ngày nhưng thấy được năng lực thật thay vì nghe kể.
Đừng loại một nguồn chỉ vì giá chào cao hơn nguồn hiện tại. Nguồn dự phòng có giá trị riêng của nó, và giá lần đầu bao giờ cũng là giá cho người lạ.
Thử bằng một đơn nhỏ, ngay khi chưa cần
Đây là chỗ quyết định. Nguồn dự phòng chỉ có giá trị nếu bạn đã thật sự đặt qua họ ít nhất một lần trong lúc bình yên. Một cái tên trong danh bạ mà chưa từng giao dịch thì không phải nguồn dự phòng, đó chỉ là số điện thoại.
Đơn thử nên đủ nhỏ để mất không đau, nhưng đủ thật để đo được bốn thứ: chất lượng so với mẫu, thời gian giao có đúng hẹn không, cách họ xử lý khi có sai sót, và cách họ tính chi phí phát sinh. Bốn thứ đó không tra được ở đâu ngoài việc làm thật một lần.
🔴 Giữ đàng hoàng với cả hai bên
Có nguồn thứ hai không có nghĩa là chơi trò ép giá hai bên với nhau. Cách làm đó lộ rất nhanh trong một ngành mà mọi người đều biết nhau, và khi lộ thì bạn mất cả hai.
Mấy nguyên tắc nên giữ:
- Không đem báo giá của bên này đưa cho bên kia xem. Bạn có thể nói mình có lựa chọn khác mà không cần phơi giấy tờ của ai.
- Không mang mẫu riêng của xưởng A sang nhờ xưởng B làm lại. Đây là chuyện sòng phẳng nghề nghiệp, và nó cũng có thể liên quan tới quyền sở hữu mẫu mã — vướng thật thì hỏi người có chuyên môn pháp lý.
- Nói thẳng khi được hỏi. Phần lớn nhà cung cấp chuyên nghiệp biết thừa rằng khách có nhiều nguồn, và họ tôn trọng người nói thật hơn người giấu.
- Chia đơn theo tỉ lệ ổn định thay vì lúc dồn hết bên này lúc dồn hết bên kia. Bên nào cũng cần thấy bạn là khách đều đặn thì mới ưu tiên bạn lúc căng hàng.
Chia đơn thế nào cho hợp lý
Cách nhiều người dùng: một nguồn chính lo phần lớn, một nguồn phụ nhận một phần nhỏ nhưng đều đặn. Tỉ lệ cụ thể tuỳ ngành hàng và tuỳ khoảng cách giá, nhưng nguyên tắc là phần nhỏ ấy phải đủ để quan hệ còn sống.
Với mặt hàng bán chạy nhất, nên cố gắng có được hai nguồn làm được. Với mặt hàng đặc thù mà chỉ một xưởng làm, hãy biết rõ điều đó và tính trước phương án nếu họ ngưng — đổi mẫu, đổi chất liệu, hay chấp nhận dừng bán món đó.
Ghi lại thành hồ sơ, đừng để trong đầu
Mỗi nguồn nên có một trang ghi: liên hệ, mặt hàng làm được, số lượng tối thiểu, thời gian giao thường lệ, cách thanh toán, lần đặt gần nhất và ghi chú về những lần có sự cố.
Hồ sơ này quan trọng hơn người ta tưởng, nhất là khi cửa hàng có thêm người. Toàn bộ quan hệ nhà cung cấp nằm trong đầu một người là một dạng rủi ro khác, không kém gì việc chỉ có một nguồn.
Nói gọn lại
Nguồn thứ hai không phải để ép giá nguồn thứ nhất, mà để bạn còn hàng bán khi có chuyện. Tìm trước, thử bằng đơn nhỏ lúc chưa cần, chia đơn đều tay, cư xử sòng phẳng với cả hai bên và ghi lại thành hồ sơ. Việc này tốn một chút tiền và vài ngày công mỗi năm — rẻ hơn nhiều so với một mùa cao điểm không có hàng để giao.