Quy trình kiểm hàng cho người mới làm kho

Ba bài trước nói kiểm hàng và đổi trả lô lớn, khiếu nại hàng lỗi cho được việc, và xử hàng lỗi còn lại trong kho. Bài này nói phần nền: xây một quy trình kiểm mà người mới cũng làm được.

Hai thái cực đều hỏng: kiểm hết từng món thì không kịp xuất hàng, kiểm qua loa thì lỗi lọt tới tay khách. Việc cần làm là chốt một mức kiểm hợp lý rồi làm đều.

Kiểm bao nhiêu

• Hàng quen, nhà cung cấp quen, nhiều lô liên tiếp không lỗi — kiểm ít hơn.
• Hàng mới, nhà cung cấp mới, mã dễ lỗi, lô sau khi đổi mẫu — kiểm nhiều hơn.
• Lấy mẫu rải đều nhiều thùng, không chỉ mở thùng trên cùng — đây là chi tiết quyết định.
• Thấy lỗi trong mẫu thì mở rộng kiểm, đừng dừng ở mẫu đã lấy.
• Ghi tỉ lệ kiểm vào biên bản: kiểm bao nhiêu trên bao nhiêu, để lần sau so được.

Kiểm những gì

1. Đếm số lượng — bước đơn giản nhất và cũng hay sai nhất.
2. Đúng mã, đúng cỡ, đúng màu; đối chiếu với đơn đặt hàng chứ không theo trí nhớ.
3. So với mẫu đã duyệt, đặt cạnh nhau.
4. Đo kích thước trên vài món lấy ngẫu nhiên.
5. Xem bề mặt và chi tiết: mẻ, xước, bavia, lệch, sơn lem.
6. Thử phần cơ khí: khoá, bản lề, ray, dây.
7. Kiểm bao bì và nhãn nếu hàng đi thẳng tới khách.

Phân loại lỗi

• Lỗi nặng: không dùng được, không bán được. Tách riêng ngay và không nhập kho chung.
• Lỗi nhẹ: bán được với giá giảm hoặc dùng làm hàng khuyến mãi.
• Sai quy cách: đúng chất lượng nhưng không đúng đơn đặt — đây là chuyện của nhà cung cấp, không phải chuyện chất lượng.
• Thiếu hoặc thừa số lượng.
• Dán nhãn màu hoặc để khu riêng cho từng nhóm — mắt nhìn là biết, không cần tra sổ.

Ghi vào đâu

• Một biểu mẫu cố định, giấy hay bảng tính đều được, miễn là ai làm cũng điền như nhau.
• Ghi đủ: ngày, nhà cung cấp, mã hàng, số lượng nhận, số kiểm, số lỗi, loại lỗi, người kiểm.
• Chụp ảnh mọi lỗi ngay lúc phát hiện, kèm mã hàng trong khung hình.
• Lưu ở chỗ chung, không để trong điện thoại một người.
• Người kiểm ký tên — không phải để quy trách nhiệm mà để biết hỏi ai khi cần rõ thêm.

Kiểm hàng trước khi xuất đi

• Kiểm lần hai lúc đóng đơn cho khách — hàng có thể hỏng trong lúc nằm kho.
• Đối chiếu với phiếu xuất: đúng mã, đủ số.
• Chụp ảnh đơn đã đóng trước khi dán kín, nhất là đơn nhiều món.
• Người đóng đơn ghi tên vào phiếu — để hỏi lại khi khách báo thiếu.
• Không để hàng lỗi lẫn vào khu hàng tốt; đây là nguồn lỗi lặp lại nhiều nhất trong kho.

Giao việc cho người mới

1. Làm cùng vài lần trước khi để họ làm một mình.
2. Đưa mẫu đã duyệt và mẫu lỗi thật — nhìn tận tay hiệu quả hơn mọi lời mô tả.
3. Viết ngưỡng rõ ràng: xước dài bao nhiêu thì tính lỗi. Nói chung chung thì mỗi người hiểu một kiểu.
4. Cho phép hỏi: người mới sợ hỏi thì họ đoán, và đoán là chỗ lỗi lọt.
5. Không thưởng phạt theo số lỗi tìm được — cách đó làm người ta báo cáo sai theo cả hai chiều.

Chỗ kiểm và dụng cụ

• Một bàn kiểm cố định, đủ sáng — kiểm hàng dưới ánh sáng yếu là bỏ sót.
• Ánh sáng trắng và đều, và nếu xem màu thì kiểm thêm dưới ánh sáng tự nhiên.
• Thước, cân, kính lúp để sẵn tại bàn, không phải đi tìm mỗi lần.
• Mặt bàn lót mềm để không làm xước chính món đang kiểm.
• Thùng rỗng và nhãn dán sẵn cho từng nhóm phân loại.
• Điện thoại hoặc máy ảnh ngay tại bàn để chụp lỗi lúc phát hiện, đừng để chụp sau.

Dùng số liệu để quyết

• Tỉ lệ lỗi theo nhà cung cấp sau vài tháng là con số đáng tin hơn mọi lời hứa.
• Tỉ lệ lỗi theo mã hàng cho biết mã nào nên bỏ.
• So chi phí đổi trả với phần chênh giá: nhà cung cấp rẻ hơn mà lỗi nhiều thì thường không rẻ.
• Đưa số liệu ra khi làm việc với nhà cung cấp — nói bằng số thì dễ được xử lý hơn nói bằng cảm nhận.
• Xem lại quy trình mỗi vài tháng: mức kiểm cũng cần điều chỉnh theo thực tế.

Quy trình kiểm không cần phức tạp. Một biểu mẫu, một mức lấy mẫu, và làm đều đặn — chừng đó đã đủ để chặn phần lớn lỗi trước khi nó tới tay khách.

Câu hỏi thường gặp