Kiểm hàng lô lớn và đổi trả: làm đúng ngay lúc nhận
Với đơn lẻ thì kiểm hàng là mở ra xem. Với lô năm trăm món thì không ai làm vậy được, và cũng không cần. Cái cần là một cách kiểm có hệ thống, làm nhanh, và để lại căn cứ.
Bài này nói cách làm thực tế, gồm cả những chỗ hay tranh cãi giữa người mua và người bán.
Việc phải làm trước khi ký nhận
Đây là mốc quan trọng nhất, vì chữ ký thường được hiểu là đã đồng ý về mặt số lượng và tình trạng bên ngoài:
- Đếm đủ số kiện so với chứng từ.
- Xem niêm phong còn nguyên không.
- Nhìn bên ngoài từng kiện — móp, ướt, thủng, dấu va đập.
- Chụp ảnh nếu thấy bất thường, chụp trước khi mở.
Thấy kiện bất thường thì ghi ngay vào biên bản giao nhận trước khi ký, hoặc ký kèm ghi chú. Ký sạch rồi mới báo là mất phần lớn cơ sở.
Kiểm mẫu bao nhiêu là đủ
Không có con số đúng cho mọi trường hợp, nhưng có nguyên tắc:
- Hàng dễ vỡ hoặc giá trị cao — kiểm tỷ lệ cao hơn, và kiểm ngay tại chỗ nhận.
- Hàng đã mua nhiều lần từ nguồn quen — kiểm tỷ lệ thấp hơn được.
- Nguồn mới hoặc mẫu mới — kiểm kỹ hơn hẳn ở lô đầu.
Cách chọn mẫu quan trọng không kém số lượng: lấy rải ở nhiều kiện khác nhau, gồm cả kiện nằm dưới cùng. Chỉ mở kiện trên cùng thì không nói được gì về cả lô.
Phân biệt lỗi vận chuyển và lỗi sản xuất
Đây là chỗ hay tranh cãi nhất, vì trách nhiệm thuộc hai bên khác nhau. Dấu hiệu thường thấy:
Lỗi vận chuyển — vỡ, mẻ, gãy phần nhô ra; thường kèm dấu hiệu bên ngoài kiện; thường tập trung ở vài kiện nhất định.
Lỗi sản xuất — sai màu, sai kích thước, lệch khuôn, hoàn thiện kém, thiếu chi tiết; thường xuất hiện rải đều khắp lô vì cùng một mẻ sản xuất.
Phân bố của lỗi là manh mối tốt nhất: lỗi tập trung là do vận chuyển, lỗi rải đều là do sản xuất.
Ghi nhận thế nào cho có căn cứ
Lời nói qua điện thoại rất khó làm căn cứ về sau. Bốn thứ nên có:
- Ảnh tổng thể kiện hàng trước khi mở, thấy được niêm phong và tình trạng ngoài.
- Ảnh cận cảnh chỗ lỗi, có vật so tỷ lệ nếu là vết nứt nhỏ.
- Số lượng và mã hàng bị lỗi, càng cụ thể càng dễ xử.
- Thời điểm — ảnh chụp trong ngày nhận có sức nặng hơn nhiều so với ảnh chụp một tuần sau.
Bộ này mất mười lăm phút và giải quyết được gần như mọi tranh cãi.
Thời hạn báo lỗi
Mỗi nơi một chính sách, nên phải hỏi trước khi đặt chứ không phải lúc phát hiện lỗi. Nhưng có một điều đúng ở mọi nơi: báo càng sớm càng dễ giải quyết.
Với lỗi thấy được ngay khi mở, nên báo trong ngày. Với lỗi chỉ lộ khi dùng, báo ngay khi phát hiện và nói rõ tình huống.
Những trường hợp thường không được đổi
Nói trước để anh chị khỏi kỳ vọng nhầm:
- Hàng đã qua gia công thêm — khắc tên, khắc logo, sơn lại.
- Hàng hỏng sau khi đã nhận do bảo quản hoặc trưng bày.
- Hàng đặt riêng theo yêu cầu — làm cho một người thì khó bán cho người khác.
- Khác biệt tự nhiên của vật liệu — vân đá, thớ gỗ. Đây không phải lỗi mà là đặc tính.
Điểm cuối hay gây hiểu nhầm nhất. Với đá tự nhiên, không món nào giống hệt ảnh, và đó là chuyện bình thường chứ không phải giao sai hàng.
Xử lý khi hai bên không thống nhất
Cách giữ được quan hệ làm ăn lâu dài:
- Trình bày bằng số liệu — bao nhiêu món lỗi trên tổng bao nhiêu, kèm ảnh.
- Đề xuất phương án thay vì chỉ nêu vấn đề — đổi hàng, bù vào đơn sau, hay giảm trừ.
- Tách chuyện lô này khỏi quan hệ dài hạn. Một lô có vấn đề không có nghĩa nguồn đó tệ, và ngược lại.
Bên bán nghiêm túc nhìn cách anh chị xử lý sự cố để đánh giá có nên gắn bó lâu dài hay không — cũng như anh chị đang đánh giá họ.
Ba việc nên chuẩn bị sẵn trước ngày nhận hàng
Kiểm hàng trôi chảy hay không phần lớn quyết định trước khi xe tới:
- Dọn sẵn chỗ trống đủ để hạ hàng và mở kiểm. Không có chỗ thì kiện chất chồng ngay lối đi, và việc kiểm thành qua loa.
- In sẵn danh sách mã và số lượng đã đặt. Đối chiếu trên giấy nhanh hơn nhiều so với dò lại tin nhắn giữa lúc tài xế đứng chờ.
- Bố trí đủ người. Một mình vừa bê vừa đếm vừa chụp ảnh thì chắc chắn sót.
Ba việc này mất chừng nửa tiếng chuẩn bị và tiết kiệm nhiều lần chừng ấy khi có sự cố thật.